Iuav e i decreti digitali: “Addio alla carta, faldoni e fascicoli, verso la sostenibilità"
Pratiche amministrative più facili e veloci, l'università sceglie la strada della semplificazione con l'obiettivo di produrre e gestire in formato solo elettronico
Iuav adotta i decreti digitali. Un nuovo passo avanti verso la sostenibilità e la semplificazione delle pratiche amministrative. Addio decreti di carta, faldoni e fascicoli, armadi stipati di documenti faticosi da consultare. L’Università ha portato a termine il Progetto Decreti Digitali, avviato nel 2016, che ha l’obiettivo di produrre, gestire e conservare tutti i decreti dell’Ateneo in formato esclusivamente elettronico.
Innovare
Si tratta di un importante passo avanti verso la dematerializzazione e la semplificazione delle pratiche amministrative, prevista esplicitamente dalla legge (il Codice dell’Amministrazione digitale) e finora attuata soltanto da 6 università italiane. È oggi pratica quotidiana all’Università Iuav di Venezia produrre e gestire i decreti del rettore e del direttore generale, oltre alle determinazioni dirigenziali, con un nuovo sistema di workflow (flusso di lavoro) integrato nel sistema di gestione documentale dell’Ateneo Titulus, con esiti di maggiore efficienza e tracciabilità, garantendo al contempo i necessari profili di autenticità, affidabilità e rilevanza giuridica.
Molti i vantaggi
Sul piano della gestione sostenibile delle risorse ambientali, la nuova procedura favorisce un abbattimento considerevole della quantità di carta normalmente utilizzata, oltre a eliminare i problemi di spazio dovuti all’archiviazione di materiale cartaceo. La procedura incide anche sulla qualità del lavoro: consente il costante e puntuale controllo della correttezza formale e dei contenuti, assieme alla verifica della regolarità tecnica dei decreti. Valorizza il patrimonio informativo e favorisce la condivisione delle informazioni. Ottimizza le risorse e consente una riduzione dei costi per carta e spazi di conservazione.
"Stiamo intraprendendo la strada per una revisione delle procedure amministrative interne - scrive Alberto Domenicali, direttore generale dell’Università Iuav di Venezia - al fine di allinearle con i moderni sistemi adottati dalle più avanzate pubbliche amministrazioni, nell’ottica dell’efficienza dei processi, garantendo la soddisfazione degli utenti. Questo percorso, oltre che doveroso da un punto di vista etico, dimostra anche lo spirito di iniziativa di questa amministrazione e la volontà di ricercare sempre nuove soluzioni nell’ottica di un miglioramento continuo".
